Cari tau tentang Signature, thema, auto reply, dan etike kirim email ?

Signature

Suatu catatan kecil yang berisi tentang informasi yang melekat pada akhir bagian email.

Signature bisa diisi dengan nama, pekerjaan, alamat situs web atau blog, alamat kantor dll.

Signature dapat berupa tulisan teks atau untuk lebih bagus diisi dengan gambar dan warna yang menarik.

Thema

merupakan suatu catatan kecil yang berisi tentang informasi yang melekat pada akhir bagian email.

Signature bisa diisi dengan nama, pekerjaan, alamat situs web atau blog, alamat kantor dll.

Signature dapat berupa tulisan teks atau untuk lebih bagus diisi dengan gambar dan warna yang menarik.

Auto Reply

Adalah menjawab balasan email dengan otomatis kepada pengirim email.

ETIKA dalam pengeriman email:

1. Pastikan Anda e-mail menggunakan salam pembukaan dan penutupan yang sopan. Hal ini akan membuat email Anda terlihat tidak terlalu singkat dan tanpa basa-basi.

2. Tuliskan alamat kontak sesuai dengan level formalitas mereka dan pastikan anda mengeja atau menulis nama mereka dengan benar.

3. Cek ejaan tulisan Anda – email dengan kesalahan penulisan biasanya dianggap kurang serius.

4. Bacalah email Anda dengan keras untuk memastikan bahwa Anda telah membuat ejaan dan intonasi dengan benar. Membaca email Anda dengan keras untuk memastikan nada adalah yang Anda inginkan. Cobalah untuk menghindari menggunakan kata-kata yang mengandung penekanan, tetapi pilihlah kata-kata yang memiliki makna.

5. Pastikan Anda telah mencantumkan semua rincian dan informasi yang dibutuhkan agar mereka mampu memahani dan mengerti tujuan Anda. Generalisasi kata dapat menyebabkan kebingungan dan membuat mereka harus membaca berkali-kali.

6. Apakah Anda menggunakan struktur kalimat dengan tepat? Kata pertama dikapitalisasi dengan tanda baca yang tepat? Beberapa contoh tanda baca ‘!!!’ dianggap kasar atau merendahkan.

7. Jika email Anda penuh dengan emosional, menjauhlah dari komputer dan tunggu waktu yang tepat untuk membalas. Tinjau pengirim email yang Anda terima, sehingga Anda yakin bahwa Anda sedang tidak membaca email yang sebenarnya tanpa pengirim yang jelas.

8. Jika mengirim lampiran, apakah Anda bertanya kapankah waktu terbaik untuk mengirim? Apakah Anda memeriksa ukuran file untuk memastikan bahwa file yang Anda kirim hanya akan memenuhi inbox dari kontak tujuan Anda?

9. Sebaiknya Anda menahan diri dari menggunakan fitur Reply to all (Balas ke Semua) untuk memberikan pendapat Anda kepada mereka yang mungkin tidak tertarik. Dalam kebanyakan kasus membalas email satu-satu secara pribadi merupakan tindakan terbaik.

10. Lakukan pemeriksaan terakhir bahwa alamat yang Anda tulis pada To: adalah benar-benar pengirim yang ingin Anda balasa emailnya.

11. Pastikan nama Anda ditulis dengan baik dalam From: Jane A. Doe (tidak jane, jane doe atau JANE DOE).

12. Ketik kalimat dengan lengkap. Jika Anda ingin ber basa-basi, maka sebaiknya tidak membuat pesan yang ingin Anda sampaikan menjadi rancu.

13. Jangan pernah berasumsi dalam mengirim email. Jika Anda tidak yakin, maka hindarilah kata atau kalimat yang dapat mengundang kesalahpahaman.

14. Hanya karena seseorang tidak meminta tanggapan bukan berarti Anda lalu mengabaikan mereka. Sebaiknya Anda menanggapi email dari orang yang Anda kenal pada waktu yang tepat.

15. Pastikan isi kolom Subject: dengan akurat dan mencerminkan isi email Anda.

16. Jangan ragu untuk mengucapkan terima kasih, apa kabar, atau ungkapkan bahwa Anda menghargai bantuanya.

17. Hindari penggunaan email yang singkat dan langsung pada poinya saja.

18. Selalu akhiri email Anda dengan ”Terima kasih,” ”Hormat Saya,” atau ”Salam”.

2. Perhatikan Format Email

1. Jangan mengetikkan kalimat dalam huruf besar. Penggunaan huruf besar mencerminkan kata-kata keras atau Anda sedang berteriak atau melakukan penekanan.

2. Jika Anda ingin menggunakan bold pada tulisan Anda, maka Anda harus mengetahui maksud dari kata yang di cetak tebal.

3. Jangan gunakan latar belakang dengan pola tertentu. Hal ini akan membuat email Anda sulit untuk dibaca.

4. Hindari penggunaan fancy-schmancy font. Gunakanlah font standar yang dapat dengan mudah di kenali pada semua computer.

5. Gunakan emoticon yang sesuai untuk membantu Anda mengekspresikan nada dan niat yang jelas.

6. Mengetik email Anda dengan menggunakan huruf kecil semua akan memberikan persepsi kurangnya pendidikan atau kemalasan.

7. Hindari menggunakan beberapa warna font dalam satu email. Itu membuat email Anda lebih sulit untuk dilihat dan dapat menyebabkan kesalah-pahaman akan maksud email Anda.

8. Pilihlah kata yang paling tepat dan seakurat mungkin untuk mencerminkan intonasi nada Anda dan menghindari kesalahpahaman.

3. Tips Email Lampiran

1. Saat mengirim lampiran dalam ukuran besar, selalu ”zip” atau kompres file Anda sebelum pengiriman.

2. Jangan pernah mengirim lampiran besar tanpa pemberitahuan! Sebaiknya Anda selalu bertanya kapankah waktu terbaik untuk mengirim file tersebut kepada mereka.

3. Kecilkan ukuran grafis gambar menjadi sekitar 600 piksel lebar sebelum mengirim email. Ini akan sangat mengurangi waktu download.

4. Jangan pernah membuka lampiran dari seseorang yang Anda tidak tahu.

5. Pastikan program antivirus, adware, spyware Anda selalu up to date dan mencakup pemindaian email termasuk pemindaian lampiran baik yang masuk maupun keluar.

6. Lebih baik untuk mengirimkan beberapa lampiran dalam beberapa pengiriman email yang terpisah daripada melampirkan mereka hanya dalam satu email yang akan menyebabkan kegagalan pengiriman.

7. Pastikan penerima email Anda memiliki perangkat lunak yang sama seperti Anda sebelum mengirim lampiran atau mereka mungkin tidak dapat membuka lampiran Anda. Gunakan PDF bila memungkinkan.

semoga bermanfaat yah ....