NASKAH RAPAT KINERJA PERUSAHAAN UNTUK MENINGKATKAN HASIL PENJUALAN PERUSAHAAN

“ RAPAT KINERJA PERUSAHAAN UNTUK

 MENINGKATKAN HASIL PENJUALAN PERUSAHAAN”

Pembawa Acara

Bepi Prihartini                         : Resepsionis & MC

Pimpinan Rapat :

Itgan Bashir                            : Direktur

Peserta Rapat :

Ade Darsih                              : Manajer Marketing & customer service

Rachmad Heru Andrian          : Manajer Produksi

Suhendra                                 : Manajer Keuangan

Nopen Sudoyo                                    : Customer & Notulen

“ NASKAH RAPAT KINERJA PERUSAHAAN UNTUK MENINGKATKAN HASIL PENJUALAN PERUSAHAAN”

PT. COOKIES INDONESIA sedang mengalami penurunan penjualan dikarenakan harga produk terlalu mahal dan semakin pesatnya pesaing dengan jenis produk yang sama namun harganya terjangkau. Banyak complain tentang harga kenaikan tersebut dan pihak perusahaan pun masih penasaran padahal perusahaan tidak menaikan harga, pimpinan pun sangat terkejut dengan kasus ini kemudian Pimpinan perusahaan mengambil kebijakan dengan cara mengadakan pertemuan (rapat) untuk membahas dan mengambil tindakan demi tercapainya visi dan misi perusahaan.

Perusahaan tersebut dipimpin oleh Bpk. Itgan Bashir, dan ada beberapa kepala bagian yang terdapat didalam perusahaan tersebut yaitu kepala bagian keuangan, kepala bagian marketing, kepala bagian produksi dan Spv QC.

Rapat ini bersifat mendesak dan penting.

Penyelenggaraan rapat,yang di selenggarakan pada :

Hari/Tanggal               : Rabu/24-Mei-2017

Acara                           : Rapat Kerja

Tempat                        : Ruang Rapat Lt 2

Waktu                         : 14.00 WIB s/d selesai

Pimpinan Rapat           : Itgan Bashir

MC                              : Bepi Prihartini

Anggota                      :1. Ade Darsih ( Manajer Marketing)

                                    2. Heru Andrian (Manajer Produksi)

                                    3. Suhendra (Manajer Keuangan)

                                    4. Noven Sudoyo (Spv QC)

Awalnya terjadi sebuah complain dari customer mengenai harga yang cukup mahal dengan membanding rasa dengan produk lain, complain dari customer sudah terjadi sejak bulan lalu dan sudah banyak sekali perusahaan menerima complain seperti datang ke customer service maupun melalui telepon atau email. Pada hari itu resepsionis menerima complain via email dan juga telepon kemudian reseptionis berbincang dengan customer lewat telepon :

Ade                 :” selamat pagi, Reseptionis PT. COOKIES INDONESIA ada yang bisa     

                           dibantu ?

Bepi                 :” iya selamat pagi mba, bisa bicara dengan kepala bagian di perusahaannya ?

Ade                 :”Mohon maaf sebelumnya, ibu dengan atas nama siapa ?

Bepi                 :”saya bepi ! mba, saya Tanya saya ingin disambungkan dengan kepala bagian

                          perusahaan anda ?

Ade                 :”mohon maaf bu, atasan saya sedang tidak ditempat, mungkin ada pesan yang

                           ingin di sampaikan ?

Bepi                 :”saya pelanggan cookies sejak 2 tahun yang lalu, saya ingin menanyakan

kenapa ya varian rasa cookies nya tidak banyak terus harganya juga ko sekarang mahal ya,walaupun harganya hanya naik Rp.500 tapi buat saya sebagai penjual itu sangat berpengaruh untuk penjualan saya ? bagaimana mba?

Ade                 :”iya baik bu, terima kasih masukannya sehubungan dengan harga bahan baku

yang mengalami kenaikan juga penjualan perusahaan sedang mengalami sedikit penurunan, maka kita sedikit menaikan harga produk kita, namun besar harapan kami ibu tidak pindah ke perusahaan lain untuk bekerja sama, karena kamipun sedang dalam proses perbaikan dan inovasi inovasi baru dari produk kami dan tentunya dengan harga yang biasanya.”

Bepi                 :” iya mba,buru-buru diatasin deh, soalnya udah mau deket ke lebaran juga,

permintaan cookies bakalan meningkat, jika seperti ini terus saya mending pindah kerja sama dengan perusahaan lain aja kalo gitu”

Ade                 :” baik bu, terima kasih buat masukan ibu sangat membantu perusahaan kami,

secepatnya akan segera kami atasi dan dimohon untuk sedikit bersabar,kami pastikan sebentar lagi kami akan mengeluarkan produk baru dan menormalkan harga-harga produk kami”

 Bepi                :” yaudah deh kalo gitu, terima kasih penjelasannya, mudah-mudahan cepat

                          dapat terealisasi dan saya tunggu kabar secepatnya”

Ade                 :”baik bu, ada lagi yang ingin disampaikan”?

Bepi                 :”nggk deh udah cukup itu aja, makasih ya mba selamat siang”

Ade                 :”sama-sama bu, selamat siang”

Selain menerima complain via telepon adapun customer yang complain datang ke kantor, customer ini juga ngeluh kenaikan harga cookies tentang keterlambatan customer menerima pemberitahuan dari PT. Cookies,berikut  uraian complainan tersebut :

Noven             : Selamat sore mba?

Ade                 : Iya selamat sore pak, saya ade, silahkan duduk, dengan bapak siapa dan ada

                          yang bisa saya bantu?

Noven             : saya noven, iya sangat ingin dibantu sekali, mba begini kenapa ya harga

produk yang prusahaan mba tiba-tiba naik, terus saya mendapatkan informasi juga terlambat, jadinya saya rugi ya memang sih sedikit tapi kan jadi mins juga ke saya nya?gimana nih mba ?

Ade                 : baik pak, sebelumnya kami minta maaf atas ketidaknyamanan bpk terhadap

hal tersebut, sehubungan dengan kenaikan harga bahan baku dan memang perusahaan kami sedang mengalami penurunan jadi produk kami naikan harga, agar menyeimbangi dengan penjualan kami pak, dan untuk informasi pemberitahuan kami sudah informasikan memang agak mendadak itu kesalahan dari kami, kami pun meminta maaf dengan sebesar-besarnya kepada bapak.

 Noven            : nah sekarang saya rugi kaya gini apa perusahaan mau ganti?

Ade                 : mohon maaf pak, barang yang sudah bapak beli kan sudah sesuai dengan

                          yang bapak pesan

Noven             : iya sih, soalnya pengurusan jual beli bukan saya,saya terakhir ngcek neraca.

saya kenapa jadi minus, saya pun nanya kepada karyawan saya, dan dia jawab harganya naik pak, saya langsung syok makanya saya sempatkan kesini untuk memastikan masalah tersebut

Ade                 : baik pak, kita akan berusaha semaksimal mungkin untuk menormalkan harga

produk kami, tapi dimohon untuk bapak agar bersabar dan tetap menjadi pelanggan kami, kasus ini secepatnya akan kami tangani dan sedang dalam proses perbaikan. Terima kasih atas masukan bapak sangat membantu kami.

 Noven            : baik mba, saya tunggu dan semoga aja secepatnya akan normal lagi, apalagi

akan puasa dan lebaran harusnya ada promosi-promosi atau diskon bukan malah menaikan harga, baik mba terima kasih atas penjelasannya.

Ade                 : mari pak, terima kasih banyak selamat siang ( sambil berjabat tangan)

Selain itu banyak pula complain dari via email dan social media, customer sercive dan resepsionis pun mengumpulkan data-data untuk bahan banding kepada atasan.

Dengan tiba-tiba direktur PT. Cookies mengadakan meeting dadakan lewat pemberitahuan telepon ke reseptionis.

Bepi                 : PT.cookies Indonesia selamat pagi.

Itgan                : pagi mba.bepi saya itgan, bepi saya minta tolong disiapkan ruang meeting

siang ini dan undang menager marketing, produksi,keuangan dan perwakilan   spv. Hari ini ya bepi, jam 14.00

Bepi                 : baik pak,akan segera saya informasikan

Itgan                : ya, terima kasih

Bepi                 : sama-sama pak

selanjutnya, meeting dadakan pun di mulai :

Bepi :      Selamat siang rekan-rekan semuanya, Yth. Bpk. Itgan bashir selaku direktur, bpk.suhendra selaku manajer keuangan, ibu ade selaku manajer marketing, bpk. Heru selaku bagian manajer produksi,dan bpk. Nopen  Pada kesempatan kali ini kita akan mengadakan meeting     yang akan membahas mengenai masalah penjualan selama 3 bulan terakhir ini mengalami penurunan. Untuk selanjutnya kepada bapak itgan selaku manajer marketing untuk membuka rapat ini.

Itgan :     Selamat siang. Terima kasih kepada rekan-rekan yang sudah hadir pada rapat kali ini. Baiklah, Mari kita mulai rapat ini. Pertama-tama saya ingin mendengar laporan hasil penjualan 3 bulan terakhir ini.

ade :       Baiklah, saya akan melaporkan hasil penjualan selama 3 bulan terakhir ini, permintaan pasar turun sebanyak 30%. Kami sudah mengusahakan semaksimal mungkin untuk meningkatkan omset pasar tetapi permintaan produk kita hari demi hari terus mengalami penurunan. (sambil menampilkan diagram penjualan)

Itgan :     Apa? Apa saya tidak salah dengar? Bagaimana bisa omset pasar menurun begitu drastis, padahal kita baru saja mengeluarkan produk baru dan mengambil kas perusahaan untuk hal tersebut. Apa yang menjadi penyebabnya?

Ade :      Masalahnya omset kita menurun dikarenakan kurangnya peluang pasar dan inovasi produk yang kurang kekinian.

Bepi :      Baik, bu mungkin itu penjelasan dari anda.selanjutnya ada kendala lain dari divisi lain?

Heru :     menurut saya sepertinya dari bagian marketing juga harus melakukan promosi sebanyak mungkin dan terus memikirkan ide ide baru, agar pelanggan lebih tertarik kepada produk kita dari pada produk lain.

Bepi :      bagaimana dengan marketing ?

Ade :      baik, terima kasih atas masukannya dari bapak. Heru, marketing sudah semaksimal mungkin mengadakan promosi dan menuangkan ide setiap harinya, tetapi memang kita sedang kalah saing dengan produk-produk baru dari pesaing.

Bepi :      baik pak, bagaimana pendapat dari bapak itgan mengenai kasus kasus ini ?

Itgan :     Terima kasih atas penjelasannya. Atas kasus ini kita harus cepat mengambil tindakan supaya hasil penjualan segera meningkat. Menurut saya dalam hal ini,semua divisi harus ikut andil bukan hanya tanggung jawab satu divisi saja, baik dari marketing meningkatkan kegiatan promosi, begitu juga dengan divisi keuangan yang mendukung kegiatan promosi, tetapi harus kita siasati mengenai biaya, sebisa mungkin melakukan promosi dengan cara yang kreatif dan inovatif tetapi dengan biaya seminimal mungkin agar tidak mengganggu anggaran untuk operasional perusahaan.

heru :      (mengacungkan tangan), maaf pak saya potong pembicaraannya

Itgan :     baik saudara heru ada yang ingin disampaikan?

Heru :     baik terima kasih Pak, saya ingin sampaikan bahwa dalam beberapa bulan terakhir kita mendapatkan cukup banyak complain dari customer baik via telepon maupun via email. Kebanyakan customer mengeluh dengan harga yang cukup mahal Pak.

Hendra :          berarti kita harus mengkonfirmasi ulang kepada supplier, bahwa harga jual yang kita terapkan dari supplier ke customer itu tidak boleh lebih dari 2 x lipat dari harga yang di terapkan perusahaan. Mungkin gak sih supplier kita bekerja sama dengan komersial sehingga harga jadi melonjak tinggi ?

heru :      saya juga pikir seperti itu, saya setuju dengan masukan dari pak. Hendra

Bepi:       baik pak, sepertinya sudah banyak masukan dari rekan-rekan, bagaimana dengan pendapat bapak mengenai kasus-kasus berikut?

Itgan :     saya kira kita perlu segera menindaklanjuti kasus ini, mengingat hal ini akan sangat berpengaruh terhadap profit perusahaan dan saya minta tolong kepada divisi HRD untuk dibuatkan surat undangan meeting kepada seluruh supplier pada minggu depan.

Bepi :      baik, untuk sodara noven mohon di catat di agenda rapat siang ini mengenai apa yang di sampaikan bapak. Itgan, selanjutnya ada lagi yang ini disampaikan untuk divisi lain?

Ade :      baik saya akan melanjutkan pembahasan diawal rapat tadi mengenai promosi. nah, menurut pendapat saudara heru sebelumnya bahwa kita harus mengadakan promosi dan bahkan produk baru, jika melakukan kegiatan promosi dengan melakukan promosi iklan atau sosmed untuk mengembangkan potensi nasional dan internasional yang besar dengan berjalannya waktu bersamaan pasar dapat berkembang sangat pesat. Dengan begitu produk kita dapat mencapai pasar global. Apakah kita perlu mengeluarkan dana kembali untuk biaya promosi produk kita yang baru?

Itgan :     baik sebelum ke pembahasan, saya ingin tahu mengenai laporan neraca selam 3 bulan terakhir ini?

hendra :  (Menyerahkan laporan sambil presentasi hasil laporan tersebut) Jika diambilkan kas dari bulan-bulan sebelumnya kita dapat mengadakan promosi untuk produk baru kita.

Itgan  :    Setelah saya lihat, memang apabila kita mengambil dari kas bulan-bulan sebelumnya, mampu membiayai promosi untuk produk baru kita, karena laba bulan ini dibawah rata-rata dari biasanya akibat masalah ini. Baiklah saya setuju apabila mengambil dari kas bulan-bulan sebelumnya.

hendra : baik pak,divisi kami akan mengatur keseluruhan biaya yang dibutuhkan, sekaligus untuk pengeluaran untuk mendapatkan supplier baru.

Itgan :     oke, saya harap untuk divisi marketing dimaksimalkan lagi untuk penjualanya dan secepatnya untuk bias membuat produk baru, juga semua bertanggung jawab atas tugas masing-masing. Dan saya mau Tanya untuk program bulan depan karena kita akan memasuki bulan suci ramadhan dan hari raya, kira-kira marketing sudah memikirkan ide-ide baru ?

Bepi:       silahkan untuk divisi marketing?

Ade:       baik terima kasih saudari bepi, berikut saya uraikan program untuk bulan-bulan yang akan datang, yang pertama kita update dahulu produk kita, dan menciptakan rasa yang berkualitas, kemudian kita memberikan diskon 20% untuk pelanggan tetap,serta mengadakan promosi besar-besaran pada saat bulan suci ramadhan, dan memberikan logo di produk itu yang mudah di ingat oleh pelanggan,tetapi sebelum itu kita analisa pasar dulu, siapa saja pesaing kita, jangan sampai kita salah menganalisa. Mungkin itu saja untuk selanjutnya saya serahkan kepada bapak jika setuju divisi kami akan membuat program-program yang menarik lainnya.

Itgan :     baik terima kasih untuk masukannya, saya sangat setuju, buatlah promosi dan program-program yang menarik pelanggan kita agar kembali ke tangan kita, dan tidak lupa juga kita harus menerapkan pelayan yang bagus baik dari divisi manapun. Agar terciptanya kenyamanan bagi pelanggan-pelanggan kita. Tidak saling mengandalkan satu divisi saja, kita harus sama-sama gotong royong, mungkin cukup sampai disini rapat kita akan lanjutkan minggu terakhir dibulan ini untuk closing penjualan.

Bepi :      Silahkan notulen menyimpulkan hasil rapat pada pagi hari ini.

Noven : Hasil meeting pada siang hari ini untuk biaya promosi iklan atau promosi lainnya dapat diambilkan dari kas bulan-bulan sebelumnya, selain itu marketing dan produksi dan design produk harus membuat produk baru,logo baru agar mudah diingat oleh pelanggan, sehingga dapat diiklankan dan di promosikan secepatnya baik di tv, radio atau sosmed lainnya, semua divisi wajib berkesinambung dan untuk bagian HRD diminta untuk menyiapkan undangan meeting untuk seluruh supplier, meeting hari ini akan di lanjutkan minggu terakhir di bulan mei 2017 sekalian closing penjualan untuk divisi marketing.

Bepi  :     Sekian meeting hari ini. Terimakasih kepada bapak direktur dan rekan-rekan yang telah berpartisipasi pada meeting hari ini.

Itgan :     baik terima kasih kepada saudari bepi, dan silahkan kalian kembali ke pekerjaan kalian masing-masing.

Rapat pun selesai dan akan di lanjutkan kembali minggu depan.